Manter uma agenda de atendimentos organizada é essencial para garantir que o seu negócio opere com eficiência e qualidade. Afinal, o compromisso com a prestação do atendimento é o que confere uma experiência satisfatória para o público, gerando a fidelidade do cliente. Pensando nisso, as plataformas eAgenda e Minha Agenda Virtual oferecem funcionalidades e recursos que te auxiliam a organizar as suas agendas de forma mais eficiente, contribuindo para uma melhor gestão do atendimento.
Quer saber quais funcionalidades e recursos são esses? Confira neste post 4 dicas que vão te ajudar a manter uma agenda de atendimentos organizada!
1 – Configure os feriados e recessos
Ao disponibilizar uma agenda para atendimentos é essencial se atentar aos dias e horários de funcionamento do negócio, principalmente quando houver feriados ou recessos. Pensando nisso, as nossas plataformas contam com o recurso de bloqueio automático dos horários de atendimento em dias que são considerados feriados nacionais ou estaduais. Nosso sistema dispõe de uma lista com todos esses feriados, de modo que, ao configurar uma agenda, basta indicar se você deseja bloquear, ou não, os horários de atendimento nesses dias.
Porém, lembre-se: esse recurso não abrange feriados municipais nem recessos. Nesses casos, é necessário fazer uma configuração customizada a fim de bloquear os dias e horários desejados.
Com essa configuração você mantém uma agenda compatível com a sua disponibilidade de atendimentos e evita o transtorno de ter que cancelar agendamentos com seus clientes.
2 – Confirme os agendamentos e envie lembretes
A confirmação de agendamentos é um recurso que te permite ter maior controle de quem efetivamente será atendido, evitando a ocupação de horários desnecessariamente. Com as nossas plataformas você pode escolher se os novos agendamentos serão confirmados automaticamente ou se precisarão ser aprovados pelo administrador da agenda. Dessa forma, é possível verificar antecipadamente com o cliente se ele de fato comparecerá para o atendimento.
Além disso, por meio das nossas plataformas você pode configurar o envio de lembretes de agendamentos. Trata-se de uma funcionalidade que automatiza o envio de SMSs e/ou e-mails, facilitando a comunicação e evitando que os horários agendados sejam esquecidos.
3 – Habilite listas de espera
As listas de espera são recursos úteis para os casos em que algum cliente deseje agendar um determinado horário, mas esse horário já está ocupado. Com a habilitação das listas, a pessoa interessada poderá se cadastrar em uma fila virtual para aguardar eventual disponibilização do horário desejado.
Além disso, o administrador da agenda tem total controle para gerenciar as listas de espera, seja para visualizar as pessoas que estão aguardando, ou para converter o status de “espera” em agendamento.
Essa funcionalidade garante maior praticidade no remanejamento dos horários agendados, otimizando a gestão e organização das agendas. Ademais, com as listas de espera habilitadas, você evitará o transtorno de “desperdiçar” um horário agendado em razão da desistência de alguém.
4 – Utilize tags para categorizar agendamentos
As “tags” são espécies de etiquetas utilizadas para categorizar agendamentos. Com as nossas plataformas você pode criar e editar tags de acordo com as necessidades do seu atendimento, de maneira a identificar cada agendamento em razão de uma característica específica.
Além disso, esse recurso é útil para fins de obter dados da frequência de determinado tipo de agendamento, permitindo que a sua equipe de atendimento esteja habituada à resolução das demandas mais frequentes.
Gostou das dicas? Então é hora de implementá-las! Todas as sugestões deste post são funcionalidades e recursos disponíveis nas plataformas eAgenda e Minha Agenda Virtual. Teste os nossos recursos e aproveite as vantagens de utilizar um sistema completo de agendamentos que te permite organizar os seus atendimentos de forma prática e eficiente!
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