O que é uma agenda compartilhada?
A agenda compartilhada é uma lista de tarefas ou agendamentos que devem ser distribuídos entre os colaboradores de uma equipe, ou seja, será uma agenda dividida entre eles. Por exemplo: Uma empresa que possui 3 clientes agendados em um mesmo horário para serem atendidos por uma equipe comercial, onde cada um será atendido por um profissional diferente. A definição da pessoa que fará o atendimento é realizada momentos antes, conforme a disponibilidade da equipe.
O modelo de agenda compartilhada é diferente da agenda individual, onde cada pessoa tem sua própria agenda e administra seus atendimentos de forma separada.
Agenda compartilhada na Plataforma eAgenda
A eAgenda permite a criação de agendas compartilhadas, onde não há a definição de um usuário específico para a realização dos atendimentos. Nesse modo de operação, os agendamentos podem ser distribuídos internamente dentro da plataforma.
Cada usuário pode registrar seus agendamentos diretamente na plataforma, já tomando para si a responsabilidade por realizar aquele atendimento. Ou então os agendamentos podem ser registrados diretamente pelos clientes. Nesse caso o sistema não vai alocar um usuário específico, devendo a distribuição dos agendamentos entre a equipe ser realizada diretamente na plataforma.
Administração da agenda compartilhada
Na agenda compartilhada, cabe ao administrador decidir quais usuários terão acesso a cada agenda. Os usuários podem organizar seus atendimentos em uma agenda pessoal e também acompanhar os agendamentos da agenda compartilhada. Além disso, pode-se criar uma agenda única para cada setor, de modo que cada equipe e cada colaborador definirão suas configurações de horários de atendimentos.
6 Benefícios do Sistema de Agenda Compartilhada
Quando se têm vários profissionais em uma mesma empresa que precisam de organização e ordem para a execução de tarefas, uma agenda compartilhada torna-se de grande utilidade para o desenvolvimento do trabalho e dos atendimentos conjuntos.
Conheça 6 benefícios de se ter uma agenda compartilhada:
- 1. Organização da empresa em um único sistema
Para que a empresa tenha uma gestão efetiva, com organização para os atendimentos e compromissos, é necessário que exista uma forma de integrar a agenda da equipe, facilitando o acesso e desenvolvimento dos atendimentos. Com o uso da agenda compartilhada, há a garantia de unidade e organização no trabalho da equipe. - 2. Maior praticidade na alteração de informações
O processo para alterar ou acrescentar informações é prático e rápido. Mesmo que diferentes usuários operem um mesmo agendamento, a chance de falha humana é minimizada. Além disso, com a agenda virtual não existem rasuras e nem a possibilidade de se perder as informações. - 3. Não há necessidade de agendas físicas
Com a agenda virtual compartilhada toda a equipe pode ter acesso instantâneo à agenda de qualquer lugar a qualquer horário. A agenda compartilhada pode ser acessada de qualquer aparelho: computadores, smartphones, tablets e outros, desde que conectados à Internet. - 4. Segurança dos dados
Com várias pessoas operando a agenda, os dados dos clientes estarão mais seguros dentro de um ambiente virtual, numa plataforma certificada pela ISO 27701 (Gerenciamento da Informação e Privacidade). - 5. Histórico de informações
Com o histórico de atendimentos, reuniões e eventos, é possível administrar a rotina com maior facilidade e garantir maior acertabilidade. Também é possível acompanhar a quantidade de atendimentos feitos por cada membro da equipe de forma a possibilitar um melhor acompanhamento do desempenho individual. - 6. Facilidade na operação da agenda
Centralizar os agendamentos do setor em uma única agenda tende a simplificar o trabalho da operação, otimizando a rotina. Esse modelo é também interessante para o cliente final, desde que ele possa ser atendido por qualquer membro da equipe.
Faça o teste e aproveite todos os benefícios de uma agenda virtual compartilhada e faça sua empresa crescer.
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